Die Abmahnung

Die Abmahnung

 

Allgemein wird unter »Abmahnung« die Aufforderung an einen Dritten verstanden, sich rechtmäßig zu verhalten. Die Abmahnung kann im Miet- oder Wettbewerbsrecht von Bedeutung sein. Viele Bürger kennen den Begriff der »Abmahnung« aus dem Arbeitsrecht. Die Abmahnung soll den Arbeitnehmer verwarnen und ihn zu vertragsgemäßem Verhalten auffordern.

 

 Bedeutung der Abmahnung im Arbeitsverhältnis

 

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abmahnung sind gesetzlich nicht geregelt. Die Rechtsprechung hat den Begriff der Abmahnung, seine Voraussetzungen und Folgen über mehr als vier Jahrzehnte entwickelt. Grundsätzlich hat die Abmahnung eine »Doppelfunktion«. Mit der Abmahnung will der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf eine Pflichtverletzung aufmerksam machen und ihm verdeutlichen, dass er seine Arbeitsleistungen oder sein Verhalten für mangelhaft hält. Gleichzeitig ist damit die Aufforderung an den Arbeitnehmer verbunden, künftig ordnungsgemäß die vertraglichen Leistungen und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag zu erfüllen. Für den Fall, dass der Arbeitnehmer erneut einen Pflichtenverstoß begeht, enthält die Abmahnung den zusätzlichen Hinweis, dass in diesem Fall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist: Der Arbeitnehmer muss mit der Kündigung rechnen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Abmahnung eine Dokumentations-, Rüge- und Warnfunktion hat.

 

 Muss der Kündigung grundsätzlich eine Abmahnung vorausgehen?

 

Die Kündigung ist grundsätzlich ein Mittel der »Ultima Ratio«. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet es, dass vor der ordentlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem relativ milderen Mittel der Abmahnung auf den Arbeitnehmer eingewirkt wird, um doch noch ein vertragsgemäßes Verhalten des Arbeitnehmers herbeizuführen. Bleibt die Abmahnung ohne Erfolg und wiederholen sich die Pflichtenverstöße, kann die Kündigung erfolgen.

 

 Form und Inhalt der Abmahnung

 

Da die Abmahnung gesetzlich nicht geregelt ist, fehlt es folglich an einer gesetzlich vorgeschriebenen Form. Die Abmahnung soll jedoch geeignet sein, eine eventuell später auszusprechende Kündigung zu begründen. Aus diesem Grund ist dringend zu empfehlen, Abmahnungen schriftlich auszusprechen. Der Arbeitgeber muss letztlich die Voraussetzungen einer Kündigung darlegen und beweisen können. Erteilt er die Abmahnung nur mündlich, so drohen ihm Beweisschwierigkeiten. Im Einzelfall können der Arbeitsvertrag, eine freiwillige Betriebsvereinbarung oder der Tarifvertrag Formvorschriften zur Abmahnung enthalten.

 

Es ist nicht erforderlich, aber dennoch empfehlenswert, eine Abmahnung ausdrücklich als solche zu bezeichnen, um beim Arbeitnehmer als Adressaten der Abmahnung keine Missverständnisse aufkommen zu lassen. Die Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers genau und detailliert bezeichnen. Hierzu gehören: Der Pflichtenverstoß muss detailliert beschrieben werden; Datum und Uhrzeit müssen genannt werden; die beteiligten Personen und der Ort des Fehlverhaltens müssen exakt angegeben sein. Wird die Arbeitsleistung bemängelt, sind die Art des Mangels und der Umfang der Fehlleistung genau zu definieren. Die in der betrieblichen Praxis ausgesprochenen Abmahnungen genügen diesen Erfordernissen häufig nicht. Die häufig anzutreffenden pauschalen Formulierungen wie z. B. »Wegen Ihres untragbaren Verhaltens« oder »Da Sie schon wieder den Betriebsfrieden massiv gestört haben« genügen den Erfordernissen einer ordnungsgemäßen Abmahnung nicht. Die Abmahnung ist auch nicht dazu da, mit dem Arbeitnehmer eine »Generalabrechnung« vorzunehmen. Subjektive Bewertungen, Ausdruck der eigenen Empörung oder gar strafrechtliche Bewertungen sind nicht zu empfehlen. Neben der genauen Beschreibung des Pflichtenverstoßes muss die Abmahnung den Hinweis enthalten, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Ein Hinweis auf konkrete kündigungsrechtliche Maßnahmen, etwa »Es wird eine fristlose Kündigung ausgesprochen« sind nicht erforderlich. Dem Arbeitnehmer muss aber unmissverständlich klar werden, dass im Wiederholungsfalle das Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Die Androhung »Konsequenzen arbeitsrechtlicher Art« dürfte als Warnung nicht ausreichen. Bei einer solchen Formulierung muss der Arbeitnehmer nicht zwingend bei Wiederholung mit der Kündigung rechnen.

 

 Abgrenzung der Abmahnung von anderen Disziplinarmaßnahmen

 

Nicht jede Nachlässigkeit oder unzureichende Arbeitsleistung führt zu einer Abmahnung. Der Arbeitgeber kann sich damit begnügen, den Arbeitnehmer für sein vertragswidriges Verhalten »nur« zu ermahnen. Anders als die Abmahnung enthält die Ermahnung keine Kündigungsandrohung. Besteht im Betrieb eine Betriebsordnung, so kann der Arbeitnehmer im Falle eines Verstoßes gegen die betriebliche Ordnung mit einer Betriebsbuße belegt werden. Ebenfalls zur Disziplinierung dient das Mittel der Vertragsstrafe. Sie bedarf der besonderen Vereinbarung und erleichtert es dem Arbeitgeber, bei Pflichtwidrigkeit gegen den Arbeitnehmer einen Schadensersatzanspruch durchzusetzen.

 

 Wer ist berechtigt, eine Abmahnung auszusprechen?

 

Unstreitig sind all jene Personen befugt, eine Abmahnung auszusprechen, die auch wirksam eine Kündigung erklären können. Aufgrund gesetzlicher Vertretungsmacht sind dies z. B. die Inhaber der Einzelfirma, Geschäftsführer einer GmbH, Vorstand einer AG, Komplementär bei der OHG und KG. Auch Prokuristen sind befugt, Abmahnungen auszusprechen. Im Einzelfall können auch bestimmte Fachvorgesetzte berechtigt sein, einen Arbeitnehmer abzumahnen (z. B. der Abteilungsleiter). Dies gilt aber nur, wenn der Arbeitgeber ihnen ausdrücklich entsprechende Weisungsrechte gewährt. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, da Fachvorgesetzte oftmals nicht über die nötigen Rechtskenntnisse verfügen, die zum Ausspruch einer ordnungsgemäßen Abmahnung erforderlich sind. Wichtig für die Wirksamkeit der Abmahnung ist es, dass sie dem Arbeitnehmer auch zugeht. Um den Zugang beweisen zu können, empfiehlt es sich, eine schriftliche Abmahnung als so genanntes Übergabeeinschreiben zu übermitteln. Es genügt aber auch das so genannte Einwurfeinschreiben. Der Zugang erfolgt mit Einwurf in den Briefkasten.

 

 Welche dritten Personen muss der Arbeitgeber vor Ausspruch der Abmahnung beteiligen?

 

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, den Betroffenen vor der Abmahnung anzuhören. Allerdings können tarifvertragliche Regelungen eine Anhörung vorschreiben, so z. B. § 13 Absatz 2 Bundesangestelltentarifvertrag. Der Betriebsrat ist vor Ausspruch einer Abmahnung nicht zu beteiligen und hat weder ein Anhörungs- noch ein Vetorecht. Die Abmahnung betrifft nur das individuelle Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und unterliegt daher nicht dem Mitbestimmungsrecht. Folgt der Abmahnung die Kündigung, kann der Betriebsrat aufgrund seines Anhörungsrechts die Vorlage der Abmahnung verlangen.

 

 Ab wann darf der Arbeitgeber ein Verhalten nicht mehr abmahnen?

 

Gesetzliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen, innerhalb deren eine Abmahnung auszusprechen ist, gibt es nicht. Gleichwohl kann der Arbeitgeber sein Recht, eine Abmahnung auszusprechen, verwirken. Lässt er einen längeren Zeitraum verstreichen und musste der Arbeitnehmer nach dem Zeitablauf mit der Abmahnung nicht mehr rechnen, kann das Recht zur Abmahnung verwirkt werden.

 

 Wie wird die einmal ausgesprochene Abmahnung dokumentiert?

 

Eine Abmahnung, die der Arbeitgeber ausgesprochen hat, kommt regelmäßig zu den Personalakten. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Personalakten zu führen. Dies ist aber zu empfehlen; anderenfalls kann er die Abmahnung nur schwer beweisen. Die Abmahnung ist nach einer angemessenen Frist aus der Akte zu entfernen.

 

 Wie kann sich der betroffene Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung wehren?

 

Der Arbeitnehmer kann Erklärungen zur Personalakte abgeben und eine Gegendarstellung zur Abmahnung verfassen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Abmahnung inhaltlich richtig oder falsch ist. Neben dem Recht zur Gegendarstellung kann der Arbeitnehmer auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte klagen. Voraussetzung ist, dass die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält oder die Pflichtverletzungen nicht begangen wurden. Die Beweislast für die vorgeworfenen Verfehlungen trägt der Arbeitgeber.